Termo de Abertura do Projeto: o que é, modelo e como preencher

Todo projeto tem um documento de abertura. A diferença é se ele existe no papel, combinado com quem patrocina, ou só na cabeça de cada pessoa da equipe. Quando existe só na cabeça, cada um conduz um projeto diferente, e o atraso que aparece na oitava semana já estava contratado no primeiro dia.

Neste artigo eu explico o que é o Termo de Abertura do Projeto, o TAP, o que precisa estar nele, como preencher sem transformar em burocracia e deixo um modelo simples para você adaptar.

O que é o Termo de Abertura do Projeto

O Termo de Abertura do Projeto é o documento que formaliza que o projeto existe e registra o que foi combinado antes de o trabalho começar: por que ele existe, o que entrega, o que fica de fora, quem decide e como todo mundo vai saber que deu certo.

Ele costuma ter de uma a três páginas. Não é o plano do projeto, não é o cronograma e não é o contrato. É o acordo de partida entre quem pede o projeto e quem vai conduzir.

Em times ágeis o mesmo acordo aparece com outros nomes, como Project Charter Ágil, documento de kickoff ou declaração de visão. O nome muda, as respostas que precisam estar ali são as mesmas.

Para que serve o TAP na prática

Em 20 anos liderando pessoas e projetos, eu vi o mesmo padrão se repetir: o projeto não trava na execução, ele trava antes da primeira reunião, por falta de uma abertura estruturada. A reunião só mostra o que já estava travado.

O TAP serve para três coisas bem concretas:

• Dar a mesma versão do projeto para todo mundo. Sem ele, o patrocinador imagina uma entrega, a equipe constrói outra e o cliente espera uma terceira.
• Proteger o prazo de pedidos novos. Quando o que fica de fora está escrito, o pedido “rapidinho” deixa de entrar sem avaliação.
• Dar autoridade a quem gerencia. O documento assinado pelo patrocinador é o que permite ao gerente de projetos cobrar decisão, recurso e prioridade.

As cinco perguntas que o TAP precisa responder

Antes de pensar em formulário, pense em perguntas. Se você consegue responder estas cinco e combinar as respostas com o patrocinador, o seu termo de abertura está pronto. Vou usar como exemplo a troca do sistema de vendas de uma empresa.

1. Qual é o benefício deste projeto, em uma frase?

“Trocar o sistema” é tarefa. Benefício é “fechar o pedido do cliente em dois minutos em vez de dez”. Se ninguém consegue dizer em uma frase por que o projeto existe, o projeto ainda não começou. Com a frase pronta, toda discussão de prioridade fica mais curta.

2. O que não faz parte deste projeto?

Todo mundo lista o que entra. Quase ninguém escreve o que fica de fora, e é por aí que o prazo vaza. No exemplo: “não vamos mexer no financeiro nesta fase”. Quando alguém pedir para aproveitar e ajustar o financeiro, você mostra o combinado.

3. Quem decide o quê?

Projeto raramente trava por falta de gente competente. Trava esperando a decisão de alguém que ninguém definiu quem é. Registre pelo menos três nomes: quem aprova mudança de prazo, quem aprova gasto extra e quem desempata quando duas áreas discordam.

4. Como vamos saber que deu certo?

Projeto que termina em discussão sobre estar pronto ou não nunca teve critério de sucesso. No exemplo: “todas as lojas vendendo no sistema novo, sem usar o antigo, por trinta dias”. Dá para medir, dá para mostrar, e ninguém muda a régua no final.

5. O que já sabemos que pode dar errado?

Risco que vira problema quase nunca aparece do nada. Alguém já sabia, só não estava escrito. No exemplo: “a equipe das lojas nunca usou outro sistema”. Sabendo disso no primeiro dia, você planeja treinamento. Descobrindo no dia da virada, você tem uma crise.

Modelo de Termo de Abertura do Projeto

Use a estrutura abaixo como ponto de partida. Ela cabe em uma página e cobre o que precisa estar combinado.

Campo	O que escrever
Nome do projeto	Um nome curto, que todos usem do mesmo jeito.
Patrocinador	Quem pede o projeto e responde por ele perante a empresa.
Gerente do projeto	Quem conduz, com a autoridade que o patrocinador concede.
Benefício	Uma frase: o que muda para a empresa ou para o cliente.
Principais entregas	De três a sete entregas, descritas como resultado, não como tarefa.
Fora do escopo	O que não será feito neste projeto ou nesta fase.
Critérios de sucesso	Como medir que deu certo, com número e prazo.
Prazo e marcos	Data de início, data alvo de término e dois ou três marcos.
Orçamento aprovado	Valor ou horas, e quem aprova mudança.
Quem decide	Nomes para prazo, custo e desempate entre áreas.
Premissas e restrições	O que está sendo considerado verdade e o que limita o projeto.
Riscos conhecidos	O que já se sabe que pode dar errado e o primeiro cuidado.
Aprovação	Nome do patrocinador e data.

Como preencher sem virar burocracia

Erros comuns no termo de abertura

• Copiar um modelo e preencher por obrigação. O documento existe, mas ninguém combinou nada.
• Descrever tarefa no lugar de benefício. “Implantar o sistema” não diz por que o projeto vale o investimento.
• Deixar o campo “fora do escopo” em branco. É o campo que mais evita retrabalho.
• Não ter um patrocinador com nome. “A diretoria” não aprova mudança de prazo numa terça à tarde. Uma pessoa aprova.
• Guardar o documento na pasta e nunca mais abrir. O TAP é a referência sempre que surge um pedido novo ou uma dúvida de prioridade.

O projeto já começou sem TAP. Ainda adianta?

Adianta. Responder as cinco perguntas com o projeto andando é o que realinha o que ficou solto no começo. Em projeto atrasado, costuma ser o primeiro passo da recuperação: antes de refazer o cronograma, confirme com o patrocinador o benefício, o que fica de fora e quem decide.

Se você quer medir onde o seu projeto está mais frágil, faça o diagnóstico gratuito. São dez perguntas, cerca de três minutos, e o resultado sai na hora.

Perguntas frequentes

Quem elabora o Termo de Abertura do Projeto?

Na prática, o gerente do projeto redige e o patrocinador aprova. O que não pode acontecer é o gerente escrever por conta própria e ninguém validar.

Qual é a diferença entre TAP e plano do projeto?

O TAP registra o acordo de partida, em poucas páginas. O plano detalha como o projeto será executado: cronograma, custos, riscos, comunicação. O TAP vem antes e orienta o plano.

Projeto ágil precisa de termo de abertura?

Precisa do acordo, com o nome que o time preferir. Benefício, limites, quem decide e critério de sucesso continuam valendo, mesmo quando o escopo é ajustado a cada ciclo.

Qual é o tamanho ideal do TAP?

De uma a três páginas. Se passou disso, provavelmente virou plano.

E se você procura os documentos prontos para o projeto inteiro, como cronograma, matriz de responsabilidades e registro de riscos, conheça os modelos de gestão de projetos do MASP.